Als we het maar niet met elkaar eens zijn! (om de verkeerde redenen)

"Wees jezelf, er zijn al zoveel anderen"
(Loesje)

Laatst was ik weer bij een verbazingwekkende vergadering. Urenlang wordt er gediscussieerd, het vliegt alle kanten op en gaandeweg die discussie zie ik een aantal mensen afhaken (zo’n ipad kan een boel afleiding verdoezelen). Als er uiteindelijk een besluit genomen wordt (of was het geen besluit?), wordt dat lauw ontvangen, maar iedereen knikt en gaat weer zijn weg. Het resultaat is onmiskenbaar middelmatig en er zijn genoeg aanwezigen die een beter resultaat hadden kunnen bewerkstelligen, maar nu gefrustreerd zijn. Wat gebeurt daar nou!?

In de organisatiewetenschappen heet dat de 'Abilene-paradox' of wel ‘mismanaged agreement’. Het is de onkunde in organisaties om met overeenstemming ofwel consensus om te gaan. Het gaat dus expliciet niet om het omgaan met conflicten, maar juist om de gewaande consensus. Door al die beleefde mensen gaat veel inspanning verloren, komen projecten maar niet van de grond en ontstaan energielekken, omdat de vastgestelde doelen op valse consensus zijn gebaseerd.

De Abilene-paradox is gebaseerd op een familie-verhaal in de jaren ’60 in Texas van management auteur Jerry B. Harvey. Op een zondagmiddag stelt zijn schoonvader voor om met z’n allen in Abilene te gaan lunchen. Hoewel ieder familielid opziet tegen de rit in de hitte en liever thuis blijft, stemmen zij allen in om niemand teleur te stellen. En zo komt het dat de familieleden op deze zondagmiddag in de hitte bijna 90 kilometer naar Abilene rijden voor een lunch om de ander een plezier te doen terwijl ze allemaal liever thuis waren gebleven. Heel veel miscommunicatie (zowel in organisaties als privélevens) is op deze paradox gebaseerd.

Hoe voorkom je een rit naar Abilene?

Alert zijn op besluitvormingsprocessen in groepen is in ieder geval al een goed begin. De groepsdynamiek kan zo sterk zijn dat mensen zich niet durven uit te spreken. Hier liggen psychologische principes aan ten grondslag die je niet moet onderschatten. Mensen zijn bang om buiten de groep te vallen en ervan te worden beticht geen teamplayer te zijn. Ze kunnen daardoor zelfs bang zijn om hun baan te verliezen. Ik hoor deze argumenten helaas nog regelmatig: angst is hardnekkig. Harvey geeft ook aan dat mensen de neiging hebben de verkeerde kant op te fantaseren en voor zichzelf vervolgens de keuze rechtvaardigen om niks te zeggen of mee te gaan in het groepsbesluit. Met dat groepsbesluit moeten ze het dan maar doen en daar kan alleen maar frustratie van komen.

Andre Wierdsma (hoogleraar organiseren en co-creëen) vergelijkt consensus met drijfzand: “We zijn sociale dieren en zoeken naar verbinding. De groep komt tot één norm en dat lijkt op consensus, maar mensen conformeren zich eraan, omdat ze bang zijn buiten de groep te vallen. Feitelijk is er echter nooit consensus, je bent zelf ook bijna nooit 100% voor of tegen. In een groep is dat net zo: eigenlijk is er de schijnsituatie “we zijn het zo met elkaar eens”. Als je al die aarzelingen bij elkaar optelt, creëren mensen collectief iets wat ze helemaal niet willen. Als je gaat bouwen op die zogenaamde consensus bouw je dus feitelijk op drijfzand.”

Zelf vraag ik deelnemers aan een discussie altijd persoonlijk om inbreng, het zijn anders toch vaak dezelfden die het woord nemen en menen de groep te kunnen vertegenwoordigen. Er zijn allerlei tips voorhanden om de paradox te voorkomen: gedragsregels opstellen bij vergaderingen, niet afwijken van de agenda, één iemand tegelijk aan het woord…

Fantastisch allemaal, maar volgens mij hoef je maar één goede vraag te stellen: gaan we naar Abilene?

Weet ik veel!

Ik dacht: Ik haal het uit de boeken. Ik dacht: Ik vecht me vrij. Ik dacht dat ik het ver moest zoeken. Natuurlijk ligt het heel dicht bij. Ik dacht: Ik moet mijn vuisten ballen. Iemand zei: "Open je hand". Ik was bang om door de mand te vallen. Iemand zei: "Er is geen mand".
Freek de Jonge

Zomaar een doordeweekse dag in een restaurant in Tilburg: het jaarlijkse etentje van 4 bevriende organisatiewetenschappers van wat in hun tijd nog de Katholieke Universiteit Tilburg heette. We zijn inmiddels 15 jaar (en 9 kinderen) verder, 15 jaar! We hebben allemaal een heel eigen carrièrepad gevolgd in sales, HR, ICT; in loondienst of met een eigen onderneming. We hebben bij banken, verzekeraars, ingenieursbureaus, organisatie-adviesbureaus, promotie-bedrijven, telecomaanbieders en in de FMCG gewerkt.

En nu 15 jaar later en samen 60 jaar werkervaring rijker concluderen we dat wat we nu weten, we toen eigenlijk ook al wisten. Dat dingen gewoon soms zo simpel zijn, maar mensen het graag moeilijk doen. Daardoor ga je aan jezelf twijfelen: ben ik nou gek? Jarenlang dacht ik: ik doe maar wat! Ze zullen er toch een keer achter komen dat het niks voorstelt wat ik doe en dan val ik door de mand! Dat soort angsten werden ook in mijn onbewuste opgeslagen: hoe vaak heb ik niet gedroomd dat ik een telefoontje kreeg dat ik een vak toch niet had gehaald en dat ik mijn bul nog moest verdienen. Ai!

Ik groeide door, heb meerdere bedrijven gezien, mooie projecten gedaan, fouten gemaakt en successen gehad, werd MT-lid, heb talloze coachgesprekken met medewerkers gevoerd. Er kwam een moment dat ik niet meer verrast was dat mijn advies werd opgevolgd. Na 15 jaar kan ik wel zeggen dat ik inmiddels weet dat er geen mand is. Dat wat ik doe-dat wat wij doen- simpelweg bij me past. De redenering dat als het je geen moeite kost, het niet waardevol kan zijn, klopt niet. Je bent aan het einde van je leerproces op dit gebied gekomen en ‘onbewust bekwaam’.

Aan het begin van je studie maak je een groei door daar van ‘onbewust onbekwaam’ naar ’bewust onbekwaam’ en dat maakt leergierig: je komt er steeds meer achter hoeveel je niet weet. Dat kan echter ook een onprettig gevoel geven en hoort bij het leerproces. Eenmaal begonnen aan je stage ben je met al je kennis en werkcolleges inmiddels ‘bewust bekwaam’. Ik kan me herinneren dat ik in mijn eerste werkjaren boeken las tot ik er bij neer viel, elke cursus of training meepakte die voorbij kwam: ik dacht dat nodig te hebben voor mijn adviesrol. Dan komt er een moment dat je dat los gaat laten. Je werk wordt een automatisme, het zit in je systeem: je bent ‘onbewust bekwaam’.

Het is echter wel een voortdurend proces: maak je een carrièreswitch of groei je door in een andere functie, dan maak je dezelfde groei door. Dus als het wat onwennig voelt, ben je aan het leren…zo moet je het maar zien.

Maar goed: gaandeweg het hoofdgerecht realiseren we dat we dat best eens tegen starters willen zeggen: ja, je ziet het goed! Laat je niet ontmoedigen, stel vragen, wees kritisch: je ervaren collega’s zijn het afgeleerd, maar zeg maar gewoon waar het op staat! Met onze brede ervaring weten we eigenlijk best veel, we weten ook wat wel en niet werkt en we vinden dat we daar maar eens iets mee moeten gaan doen. Wordt vervolgd?

Hoe organiseer ik mezelf? Over de hoognodige persoonlijke effectiviteit...

"Dè tijd om te ontspannen, is als je er geen tijd voor hebt."

Op de opvang wordt mijn dochter de "zen-baby" genoemd. Ze observeert de boel een beetje en maakt zich niet druk. Heeft ze dat van haar moeder? Misschien.

Na een periode van opleiding en moederschap mag ik mij weer verbazen over alle druktemakers in het werkende leven. Stress, overvolle agenda's en haastig opgegeten boterhammen. O ja, dáárvoor zijn al die mindfulnesstrainingen ontwikkeld. Blijkbaar is het erg ingewikkeld om goed voor jezelf te zorgen. Grenzen stellen en relativeren gaat makkelijker als je je goed voelt. Zowel werk als privé. Voor al die rusteloze mensen om me heen deel ik graag mijn gouden tips. Laten we bij de basis beginnen: een gezonde geest in een gezond lichaam. Kent u hem nog? Een gezond lichaam begint bij voldoende slaap, gezond en vers eten en beweging. Zo simpel is dat.

Een van de eerste dingen die ik eens leerde bij een arbo-training is dat je niet overspannen wordt van te veel werk, maar van te weinig ontspanning. Je moet af en toe even pauzeren en opladen. In Stephen Covey's seven habits (ook al door mij aangehaald in de blog over zelfinzicht) heet dat:"sharpen the saw". Alsmaar blijven rennen heeft simpelweg geen zin. Je kan beter wandelen: ik loop dagelijks trouw mijn lunchrondje en laat de wind even door de agenda in mijn hoofd waaien. Ik sport een paar keer er week en mijn avonden en weekenden zijn niet volgepropt met sociale afspraken. Je leven plannen begint thuis. Hoe vreemd ook: ontspanning moet je plannen, het mag geen sluitstuk van je agenda zijn.

Ok, ik leef graag met de dag, maar dan heb ik geen nachten meer. Dus plan ik niet alleen mijn ontspanning, maar maak ik een weekmenu, doe boodschappen voor de hele week en leg 's avonds alles klaar voor de volgende dag. Ik heb schema's en lijstjes, een gedeelde agenda waar alle afspraken in staan en hoe vreselijk het mij ook in de oren klinkt: toch geeft dat rust. Ik hoef niet om half 7 nog snel de appie in te rennen, 's ochtends gestresst spullen bij elkaar te zoeken of iets uit de was vissen, omdat de was er even bij in is geschoten.

Voor je werkagenda betekent het ruimte inplannen voor het voorbereiden van gesprekken en vergaderingen: als iedereen dat zou doen, zou de vergadertijd gehalveerd kunnen worden. Als dat geen tijdswinst is! Ook tijd om dingen uit te werken of gewoon eens na te denken hoort in je agenda. Bekijk je activiteiten in termen van belangrijk/niet belangrijk en urgent/niet urgent om prioriteiten vast te stellen. Sommige dingen zijn niet urgent, maar wel belangrijk en juist die horen in je agenda thuis. Vergeet dat ook thuis niet trouwens: aandacht voor je partner of kind is vaak niet urgent, maar wel heel belangrijk!

Dat is allemaal heel mooi natuurlijk, maar op het werk heb je nu eenmaal ook te maken met anderen en hun prioriteiten. De enige echte hamvraag hiervoor is: moet ik dit nu doen? Als er weer eens iemand nerveus bij je bureau staat of een mail met uitroeptekens stuurt, neem je deze zin in je hoofd en herhaalt die vervolgens iedere keer met de klemtoon op het volgende woord, in deze volgorde:

- moet ik dit nu DOEN (moet ik in actie komen);

- moet IK het nu doen (nee? delegeren);

- moet ik DIT nu doen (wat is precies de vraag, wat ga ik doen);

- moet ik dit NU doen (hoe dringend is het, als het binnen een paar minuten kan, doe het dan sowieso meteen);

- MOET ik het nu doen (hoe belangrijk is het).

Zo, dat scheelt alwéér een uur werk per dag: graag gedaan.

Eerlijk is eerlijk: dat mijn werkgever Het Nieuwe Werken omarmt, zorgt ervoor dat ik niet struikelend over mijn tas de deur uit hoef te rennen om op tijd bij de opvang te zijn. Bovendien vind ik het niet erg om 's avonds nog wat te lezen of te doen. Dat alles bij elkaar opgeteld maakt dat ik m'n zaakjes goed op orde heb (maar dan nog zou een pauzeknop welkom zijn).

Dus hopsakee: zet tv en internet uit, ga lekker naar buiten en haal meteen wat gezonds bij de supermarkt voor je lunch morgen.

Succes begint bij zelfinzicht

“Ik sta even stil en dat is een hele vooruitgang”
Bertolt Brecht

Voor onze eigen HR bibliotheek lezen we als HR team regelmatig boeken over verandermanagement, coaching en teambuilding en doen we persoonlijkheidstesten…..alles waar we maar wat van zouden kunnen opsteken. Zo las ik enige tijd geleden het zelfmanagementboek dat volgens het etiket al zo'n 150.000 keer over de toonbank was gegaan. Ik ben er eens goed voor gaan zitten. In eerste instantie ontstond bij mij het gevoel: wat halen mensen hier nu uit? Het is de ene open deur na de andere. Aan de andere kant hoef ik niet zo naïef te zijn: in het HR vak en in het bijzonder de coachingskant kun je je echt verbazen over het soms totale gebrek aan zelfinzicht van mensen. Dat was voor mij een eye-opener en ook de reden dat ik een opleiding ben gaan doen om naast volwassenen ook kinderen en jongeren te kunnen coachen: een duidelijk zelfbeeld is essentieel om de juiste keuzes kunnen maken in je leven.

Het is niet raar dat iedereen voordat de crisis zijn intrede deed om een coach vroeg (zie ook mijn eerdere blog “de kracht van intervisie”). Wie zichzelf niet kent, komt op een gegeven moment niet meer verder in zijn carrière. Als je succes niet meer verzekerd is door inhoudelijke kwaliteiten en/of hard werken, maar je het verschil maakt door persoonlijke kracht (en bijbehorende overtuigingskracht) is het tijd om even stil te staan bij jezelf. Een pas op de plaats. Tijd om aan de slag te gaan met drijfveren, kernkwaliteiten, energiebronnen en energielekken en misschien wel het belangrijkst: eerlijkheid naar jezelf toe. Ben je wel echt geschikt voor wat je doet of kost het je alleen maar energie? Het gaat daarbij echt niet altijd om rigoureuze maatregelen, soms hoef je alleen maar wat bij te sturen om weer uit jezelf te halen wat erin zit.

Het helpt als je mensen om je heen hebt die je kritische vragen stellen of een goede leidinggevende hebt. Ik zal nooit de opluchting vergeten van een elektrotechnicus die graag projectleider wilde worden, maar altijd hoorde: misschien volgend jaar. Totdat hij een leidinggevende kreeg die zei: “jij wordt geen projectleider en wel hier- en hierom”. Zo, dacht de elektrotechnicus, dat is dan eindelijk eens duidelijk. Er werd uitgesproken wat hij ergens al wist. Hij kon nu verder en zijn tijd en energie in andere dingen stoppen waarvoor hij wel de kwaliteiten had. Ik gun iedereen zo’n leidinggevende, maar de praktijk is vaak anders.

Degenen die niet de luxe hebben van mensen om zich heen die hen een spiegel voorhouden, zullen zelf aan de slag moeten. Ik ben altijd wat terughoudend met bestsellers, maar “the seven habits of highly effective people” (Stephen R. Covey) is voor de beginnende zelfonderzoeker een aanrader (daar is trouwens ook een tienervariant van). Uit dit boek komt een van mijn favoriete quotes: “what you are shouts so loudly in my ears, I cannot hear what you say.” Je hebt jezelf altijd bij je, dus je kan maar beter weten wie dat is. Je persoonlijkheid kun je niet uitzetten. Het maakt dat je gehoord wordt of niet. Dat is precies waar het om gaat: uiteindelijk ben je niet simpelweg een optelsom van kennis en vaardigheden; zodra je ergens binnenkomt hebben mensen zich al een beeld van je gevormd. Dat weten is al een voorsprong. Weten welk beeld dat is, geeft je vervolgens de gelegenheid je gedrag aan te passen.

Een van die ‘7 habits’ is “begin with the end in mind”: ofwel, hoe wil je straks op je leven en jezelf terugkijken. Zo ontwikkel je een innerlijk kompas dat je kan helpen bij het maken van keuzes in je leven: zowel werk als privé. En dat geeft rust.

Een andere tip is de handige tool van Daniel Ofman om je eigen kwaliteiten en valkuilen te kunnen vaststellen volgens het principe van de kernkwadranten. Het idee dat al het gedrag voortkomt uit positieve eigenschappen vind ik heel mooi. Bijvoorbeeld de eigenschap daadkrachtig zijn, kan onder stress leiden tot drammerig zijn. Zo iemand is waarschijnlijk allergisch voor mensen die precies het tegenovergestelde zijn, namelijk passief. De uitdaging voor deze persoon is (zoals ikzelf) geduldig te zijn. Passieve mensen worden nog passiever als je gaat drammen. Zo bereik je zeker niet je doel.

Kortom: bezint eer ge begint. Een van de beste stagiairs die ik ooit op een HR-afdeling heb aangenomen, was zo iemand met zelfkennis. Tijdens het gesprek zei ze: “ik weet dat ik door mijn tengere postuur en houding de indruk wek dat ik niet assertief ben, maar ik sta mijn mannetje.” En dat stond ze. Ze was denk ik een jaar of 20. Daar konden veel medewerkers nog wat van leren.