Hoe overleef ik....bureaucratie.

Hoezo waarom? Waarom niet!?
- Saskia

In ons werk weten we hoe het werkt, toch? We hebben processen, procedures, richtlijnen en leidinggevenden die precies vertellen hoe het moet. Hartstikke mooi. Toch hebben veel bedrijven het over innovatie, ondernemerschap en flexibiliteit. Maar out-of-the-box denken binnen de lijntjes werkt niet. Het vraagt behoorlijk wat doorzettingsvermogen van medewerkers om binnen zulke regelzucht verbeteringen door te voeren.

Bureaucratie is niet per definitie slecht: het is een systeem van regels en procedures wat kaders stelt en vriendjespolitiek en willekeur voorkomt. Het is bedoeld om een organisatie efficiënt in te richten met een heldere taakverdeling. Een bureaucratie wordt een probleem als regels onsamenhangend worden of het oorspronkelijke doel uit het oog verloren wordt. Processen worden dan onnodig ingewikkeld met te veel schakels waardoor taken en verantwoordelijkheden versnipperd raken en onduidelijk is wie nog eigenlijk van wat is. Heel verleidelijk om je dan vast te houden aan 'hoe het hier nu eenmaal gaat', maar een gezond verstand gaat nog altijd boven regels en procedures. De laatste jaren staan binnen HR thema's als eigenaarschap, het waarom van werk en outputgericht sturen hoog op de agenda.

Voor alle ondernemende, creatieve, resultaatgerichte, daadkrachtige, pragmatisch en optimistische medewerkers hierbij een aantal praktische tips om binnen de muren van een bureaucratie toch het beste uit jezelf te halen en dus ook de meest toegevoegde waarde voor de organisatie te leveren.

- Wacht niet te veel op toestemming
Soms is het beter sorry te zeggen dan toestemming te vragen. De leukste dingen die ik heb gedaan werden niet van me gevraagd. Of: waren net buiten de lijntjes. Geregeld heb ik dingen opgestart onder de noemer 'pilot'. Als je dan hier en daar wat mensen hebt gepolst en mee kan krijgen in je idee wordt iets al snel een succes. Direct al ruchtbaarheid geven aan je idee, maakt alleen maar slapende honden wakker. En als iets een succes is, stelt een manager verder geen vragen meer.

- Versterk je kansgericht denken
Jeff Gaspersz heeft het in zijn boek 'Anders werken, nieuwe kansen' over kansdenkers. Gaspersz geeft aan dat we ons bewust moeten zijn van 'de valkuil van ervaring'.  Ervaring is vaak de meestbegeerde eigenschap van een professional. Ervaring staat voor: "Ik heb dit al zo vaak meegemaakt. Laat het maar aan mijn over. Ik beheers mijn vak. Ik weet hoe je ernaar moet kijken en hoe je het aanpakt". Ervaring heeft echter een keerzijde: in een veranderende omgeving helpen vertrouwde oplossingen niet meer.  Als kansdenker neem je geregeld afstand van je werk vraag je je  af: brengt dit mij ook morgen nog succes?
Kansgericht denken betekent ook buiten de eigen organisatie kijken: hoe doen andere bedrijven het, welk idee kunnen we daaruit overnemen. Mensen aan wie ik leiding geef weten dat ze die vraag kunnen verwachten: wat zijn ze tegengekomen wat van waarde kan zijn voor ons?

- Verspreid positiviteit
Onderzoeker Barbara Fredrickson heeft een geweldig boek geschreven over positiviteit. Eigenlijk zou het verplichte kost moeten zijn voor iedereen. Het is een belangrijke levensles. Ik heb hier eens een blog aan gewijd die direct mijn best gelezen blog werd. Blijkbaar herkenbaar en hard nodig. Fredrickson introduceert de positiviteitsratio: een verhouding van drie positieve ervaringen tot één negatieve ervaring geeft de beste emotionele balans. Mopperkonten zijn er overal, inclusief negativiteit. De kunst is zelf positiviteit te herkennen, op te zoeken en te delen. Negativiteit verdwijnt er niet mee, wel welke impact het op je heeft.

- Werk aan je creativiteit
Met creativiteit kun je nieuwe wegen verkennen, verbanden leggen, en daardoor slimmer werken. Het kan je helpen om in situaties van hoge werkdruk vitaal te blijven. Zelf vind ik creativiteit meer een levenshouding dan een competentie. Mensen vragen me geregeld hoe ik aan een idee kom. In ieder geval niet door heel hard na te denken of lange dagen te maken (en al zeker niet door oeverloos vergaderen). Creativiteit vraagt mijmertijd. Veel mensen herkennen wel de situatie waarin de oplossing zich ineens voordeed onder de douche, tijdens het hardlopen of soms jammer genoeg: midden in de nacht. Mijmertijd kun  je ook inplannen. Neem op de rustige vrijdag eens de tijd om relevante artikelen te lezen, een TED filmpje te bekijken, langs een andere afdeling te lopen voor een kletspraatje. Zoek inspirerende mensen op. En: vraag hulp. Beter goed gejat, dan slecht bedacht.

- Creëer ruimte in je hoofd
Neem geregeld afstand van je werk. Niet snel even een broodje weghappen achter je bureau, maar maak een lunchwandeling en voel de zon op je gezicht. Bouw me-time in in je leven. We hebben het druk, maar vaker zijn we simpelweg te onrustig om eens even niks te doen. Want er is altijd iets wat nog moet. Dat is waar, maar dat is morgen net zo. Zeg ook eens nee tegen meetings waar voor jou geen toegevoegde waarde zit. Vaak voelen we ons erkend ergens bij aan te mogen schuiven, maar de vraag is of dat zinvol is. Hier speelt de eigenschap 'sharpen the saw' van Covey een belangrijke rol: het helpt niet om maar meer en meer te werken. Je productiviteit gaat omlaag en alleen een break kan je helpen weer scherp te worden.

- Choose your battles
Soms laat je iets varen om je energie te sparen. Het is goed om je af te vragen: wat is me dit waard. Voor de zeer principiële mensen onder ons een haast onmogelijke zaak. Soms is de tijd niet rijp, maar is er toch iets in gang gezet. Dan is het een kwestie van accepteren en erop vertrouwen dat het juiste podium nog komt. Wat niet wegneemt, dat je integriteit boven alles gaat. Als je een duidelijk eigen kompas hebt en weet wat belangrijk voor je is, kun je beter keuzes maken en dus ook je 'battles'.

- Boetseer je baan (job crafting)
Leuk hoor zo'n functieprofiel, maar je beschikt ongetwijfeld over kwaliteiten die niet van je gevraagd worden. Job crafting betekent dat je wat knipt en plakt aan je functie en zonodig werkzaamheden om je heen organiseert.  Je geeft ruimte voor energieleveranciers en beperkt energielekken tot het minimum. Het is niet altijd nodig een carrièreswitch te maken als je vast dreigt te lopen. Bovendien heeft niet iedereen de behoefte om iets heel anders te gaan doen. Afdelingsoverstijgende projecten of andere thema's binnen je werk oppakken, een trainers- of coachingsrol oppakken of een mentorschap aanvaarden helpen je vitaliteit te behouden. En dat geldt niet alleen voor de seniors onder ons.

-  Zoek een maatje, of nog beter: maatjes
Binnen elke organisatie zijn kansdenkers, mensen met ideëen, eigenwijze mensen, friskijkers. Bouw een netwerk op en vraag eens een fijne collega een andere inspirerende collega uit te nodigen bij de lunch. Je ontmoet mensen die je anders niet zou tegenkomen, maar hebben op hun eigen gebied weer een andere, scherpe inbreng. Het helpt je niet altijd om iets voor elkaar te krijgen, maar je wordt er wel vrolijk van! En wie vrolijk is, ziet weer kansen en mogelijkheden. Zo is het dan ook wel weer.

- Last but not least: relativeer
De wereld draait door zonder jou. Echt waar. Ik vraag me geregeld af hoe erg het nou eigenlijk is als iets mis dreigt te gaan. Zolang er geen levensgevaarlijke situaties ontstaan of juridische problemen, is het vaak alleen bijzonder vervelend. Ik geloof wel dat mensen er nerveus van kunnen worden als ik zeg: lekker belangrijk! Maar laten we eerlijk zijn: iedereen doet toch maar wat?

Kortom: ruimte genoeg om te schitteren. Gaan!